סוכני AI למרפאה עם שלוש מערכות: איך ניגשים לפתרון בלי לפרק את העסק

בשבוע שעבר ישבנו, איתמר מלול ואני, בשיחת זום עם מי שמייצג מרפאת יישור שיניים בלוס אנג’לס.

המרפאה מצוידת בציוד מהשורה הראשונה: סורק תלת מימד של הפה, תוכנה קלינית שמציגה כל שן על המסך, יומן טיפולים, ניהול כיסאות.

ולצידה עוד שתי מערכות.

Monday לניהול פנימי: משימות, שעות עובדים, חופשים, מעקב הכנסות.

GoHighLevel לשיווק ומכירות: קמפיינים, לידים, מעקב עד שהליד הופך למטופל.

שלוש מערכות, שלוש כניסות, ואף אחת לא מדברת עם השנייה.

בתווך יושב עובד במשרה מלאה. הוא שולף נתונים מהמערכת הקלינית ומקליד אותם לתוך Monday, ומשם לתוך מערכת השיווק. כל יום, כל מטופל.

המאמר הזה מתאר איך אנחנו ניגשים לפתרון של מקרה כזה. לא כי הוא נדיר, אלא להיפך. כמעט כל עסק שאנחנו פוגשים, בישראל ובארצות הברית, מחזיק גרסה משלו לאותו עובד.

מה הבעיה האמיתית

קל להגיד “המערכות לא מחוברות”. זה נכון, אבל זה לא הכאב.

הכאב נראה ככה:

ליד נכנס דרך קמפיין בפייסבוק, נסגר במערכת השיווק, מגיע לתור הראשון שלו, ובדלפק אף אחד לא יודע מי הוא. מבחינת המערכת הקלינית הוא נכנס מהרחוב.

טיפול עולה בין 5,000 ל6,000 דולר. רוב המטופלים לא משלמים בעצמם, הביטוח משלם, וגביית הכסף מהביטוח היא תהליך שלם. מי שכן משלם בעצמו פורס לתשלומים.

בעל המרפאה רוצה לשלוח מדי פעם הצעה לכל מי שפרס לתשלומים: תשלם הכל עכשיו ותקבל 10 עד 20 אחוז הנחה. מזומן היום במקום גבייה על פני שנה.

בשביל לשלוח את ההודעה הזאת הוא צריך לדעת בדיוק מי חייב כמה. המידע מפוזר על שלושה מסכים. הדרך היחידה לחבר אותו היא אותו עובד עם ההעתקה.

כלומר, הבעיה היא לא טכנולוגית. הבעיה היא שהכסף של העסק תלוי בקצב ההקלדה של בן אדם אחד.

שלושה דברים שאנחנו לא עושים

לא מתחילים מלבנות. הפיתוי בשיחה כזאת הוא לזרוק מספר ולהתחיל. איתמר עצר את זה במפורש: אי אפשר לתמחר פרויקט לפני שרואים מה בדיוק קיים בכל מסך ב Monday וב GoHighLevel. ההערכה מגיעה אחרי המיפוי, לא לפניו.

לא מטליאים. אפשר לחבר את שלוש המערכות עם עוד עשרה חיבורים קטנים. תוך חצי שנה מקבלים מערכת רביעית, שנקראת “החיבורים”, ואף אחד לא יודע לתחזק אותה.

לא מחליפים את מערכת האמת. התוכנה הקלינית מחזיקה את התיקים הרפואיים, את הסריקות ואת יומן הטיפולים. היא נשארת מערכת הרשומה בשלב הזה. מחליפים רק את מה שסביבה.

השיטה: מאפיון לשלבים

שלב 0: אפיון

מקבלים תיאור אנונימי של כל תהליך שרץ היום ב Monday וב GoHighLevel. כל לוח, כל אוטומציה, כל שדה שמישהו ממלא ביד.

ממפים איזה מידע חי באיזו מערכת: רפואי בתוכנה הקלינית, כספי ותפעולי ב Monday, שיווקי במערכת השיווק.

מסמנים את נקודות ההעתקה. כל מקום שבו בן אדם לוקח נתון ממסך אחד ומקליד אותו במסך אחר הוא מועמד לסוכן.

שלב 1: ממשק אחד במקום שתיים, וסוכני סנכרון

בונים ממשק ווב אחד שמחליף את Monday ואת GoHighLevel. לא מערכת שלישית לצד השתיים, אלא אחת במקומן: ניהול משרד, לידים, מעקב מטופלים, כסף.

לצידו רצים סוכני AI שעושים את מה שהעובד עושה היום: נכנסים למערכת הקלינית, קוראים את מה שהשתנה, ומעדכנים את הממשק החדש. פעם ביום או לפי דרישה, עם אישור אנושי על כל שינוי בתיק.

הבחירה הזאת מכוונת. אפשר להתחיל בסוכן שמעדכן את Monday הקיים, וזה ניצחון מהיר יותר. אבל אז נשארים עם שני מנויים שלא נצרכים, ולכן ההחלטה המשותפת בשיחה הייתה להחליף את שתיהן במכה אחת ולהשאיר את הקלינית במקומה.

שלב 2: הנתיב לנתונים הרפואיים

לתוכנה הקלינית אין API ציבורי. הסורק מייצר את הסריקות ומעביר אותן אליה.

פה יש שני מסלולים במקביל: מחקר על ממשקי הסורק ועל אפשרות להירשם כספק מורשה אצל היצרן כדי לקבל גישה מסודרת לנתונים, וייעוץ עם מומחה למכשור רפואי כדי להבין מה מותר בכלל.

עד שיש גישה רשמית, הסוכן עובד דרך הממשק כמו עובד אנושי.

שלב 3: הכסף

אחרי שהנתונים מאוחדים, בונים את הסוכנים שבאמת מזיזים את השורה התחתונה: מעקב אחרי תביעות ביטוח, זיהוי מי נמצא בתוכנית תשלום ומתאים להצעת פירעון מוקדם, ותזכורות גבייה.

זה השלב שהעובד שהיום מעתיק עובר אליו. הוא מפסיק להיות החיבור בין המערכות ומתחיל לרדוף אחרי הכסף.

ארבעת הבלוקרים ואיך מטפלים בהם

HIPAA. מדובר במידע רפואי בארצות הברית, והקנס השנתי המרבי על הפרה של סעיף אחד עומד על 2.19 מיליון דולר. לכן ההחלטה הראשונה היא איפה הסוכנים רצים: ענן פרטי עם הסכם עיבוד נתונים, לוג של כל פעולה, ומינימום מידע רפואי שעובר למודל.

אין API ציבורי לתוכנה הקלינית. סוכן שמפעיל את הממשק במקום להתחבר אליו. במקביל, בקשת גישה רשמית מהיצרן.

נתיב לא ברור לתביעות ביטוח. יש שירותים שמאפשרים הגשה ומעקב אחרי תביעות דרך API, בתשלום לפי קריאה. זה נבדק בנפרד ולא נכנס לשלב הראשון.

היקף לא מוגדר של הCRM. נפתר באפיון. בלי לראות את המסכים אין היקף, ובלי היקף אין מחיר.

איך מודדים הצלחה

לא בכמות הסוכנים ולא בכמות הטוקנים.

שעות הזנה ידנית בשבוע: מהמספר של היום לאפס.

זמן מרגע סגירת ליד ועד שהמטופל מזוהה בדלפק: מימים לדקות.

מזומן שנכנס מהצעות פירעון מוקדם שאפשר סוף סוף לשלוח למי שרלוונטי.

זמן מחזור של תביעת ביטוח.

אם המספרים האלה לא זזים, הפרויקט לא הצליח, גם אם הדמו היה יפה.

מה לקחת מזה לעסק שלכם

השאלה שאנחנו שואלים כל בעל עסק היא פשוטה: איזו עבודה במשרד מתחילה במסך אחד ונגמרת במסך אחר, ומי הבן אדם שעושה את הדרך ביניהם?

התשובה לשאלה הזאת היא בדרך כלל נקודת ההתחלה של הפרויקט. לא כדי להוריד את הבן אדם מהמשכורת, אלא כדי להעביר אותו למקום שבו הוא מכניס כסף.

אם יש לכם עובד כזה ואתם רוצים למפות את זה יחד, דברו איתנו בוואטסאפ או קראו עוד על איך אנחנו עובדים.